Criação de uma estrutura semântica: é essencial um índice bem estruturado para criar uma hierarquia lógica entre as diferentes partes de um texto definindo os títulos e subtítulos do documento. A marcação de cabeçalhos é muito útil para todos em geral mas, sobretudo para quem utiliza tecnologias de apoio, como os leitores de ecrã, que permitem navegar ao longo do documento através dos cabeçalhos.
Exemplo:
Heading 1: Arial, negrito, 16
Heading 2: Arial, negrito, 14
Heading 3: Arial, itálico, 12
Painel de Navegação
Permite verificar se o documento tem uma estrutura de navegação coerente, uma marcação de cabeçalhos correta.
Permite gerar um índice bem organizado do documento.
É essencial que este esteja na primeira página ou após a capa.
Ativação no Word
Menu View -> Selecionar opção Navigation Pane
Na janela do lado esquerdo do documento, será possível visualizar a estrutura semântica criada e navegar através dos diferentes cabeçalhos.
Tipo de Letra
Utilizar fontes legíveis como por exemplo: Tahoma, Verdana, Calibri, Arial.
Exemplo:
Ilustração (Tahoma)
Ilustração (Verdana)
Ilustração (Arial)
Ilustração (Calibri)
NÃO usar fontes com serifa, estilizadas ou com grafismos semelhantes como Times New Roman, Cambria, Century Gothic.
Sem serifa: AaBbCb | Com serifa: AaBbCb
Tamanho de letra
Corpo de texto: utilizar tamanho 11 ou 12.
Títulos e subtítulos: tamanho igual ou superior ao corpo de texto.
Alinhamento do texto: À esquerda. Evitar justificá-lo.
Destaque do texto: Utilizar o negrito. Evitar o sublinhado e o itálico para conteúdos extensos.
Quebra de parágrafos e página
Evitar mais que um Enter para mudança de parágrafo.
Utilizar quebra de página ou secção para iniciar numa nova página. Não utilizar Enter (mais que um) para saltar até à página seguinte.
Hifenização
Evitar utilizar o hífen para dividir uma palavra, colocando parte dela no fim de uma linha e a outra parte no início da linha seguinte.
Idioma
Identificar o idioma geral do documento e o específico no caso de existirem palavras noutros idiomas.
Menu Review -> Language -> Set Proofing Language
Abreviaturas e acrónimos
A primeira vez que são mencionadas no texto deve-se utilizar o nome completo.
Não esquecer a ortografia, é fundamental que o documento não contenha erros ortográficos!
Imagens
Meramente decorativas
Com o botão direito do rato sobre a imagem, clicar na opção "Edit Alt Text" -> selecionar a opção Mark as decorative.
Função informativa
Figura 1: Edifício da Biblioteca da Universidade de Aveiro
Tabelas
Sempre que possível, anteceder os gráficos e tabelas com um sumário sobre a sua organização: o que é apresentado nas linhas e nas colunas ou um breve resumo do conteúdo.
Estrutura
Utilizar uma estrutura de tabelas simples. Evitar o uso de tabelas complexas (tabelas dentro de tabelas) ou colunas múltiplas.
Respeitar a ordem lógica de leitura, da esquerda para a direita, de cima para baixo.
Repetir a linha de cabeçalho no caso da tabela passar para a página seguinte. Como?
1. Selecionar a 1ª linha da tabela;
2. Menu Layout e clicar em Repeat Header Rows
Hiperligações
Evitar o uso do endereço URL como texto da hiperligação.
Utilizar termos claros e simples.
Não utilizar expressões ambíguas como “clique aqui”, “ver mais” ou “aqui”.
Exemplo:
"Consulte mais informação de apoio na página web Boas práticas de Acessibilidade".
Acessibility Checker
O Microsoft Office possui uma ferramenta gratuita disponível em Word, PowerPoint, Excel e Outlook no Windows e Mac, designada Verificador de acessibilidade que verifica se o documento apresenta problemas de acessibilidade. Analisa o documento e disponibiliza um “ breve relatório” no painel lateral direito sobre os resultados verificados.
Disponibiliza informação adicional sobre:
Caso não sejam detetados erros, é exibida a seguinte informação no painel de tarefas do verificador de acessibilidade:
“No accessibility issues found. People with disabilities should not have difficulty reading this document.”
Como aceder?
1. No documento Word, clicar no Separador File
2. Na opção Info, selecionar a opção Check for Issues
3. Clicar em Check Accessibility.